Serie: New Work Cases | Undpaul: Remote ohne Abstriche

Office Life (Photo by Mildly Useful on Unsplash)

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation – wer in einer Agentur arbeitet, die komplett remote ist, für den ist das eines der wichtigsten Themen. Anja Schwirwinski von Undpaul gibt Einblick in ihren Arbeitsalltag.

1. Ihr arbeitet komplett remote und habt auch schon als remote Agentur gegründet. Wie kam es dazu?
Wir haben da gar nicht konkret drüber nachgedacht oder das von vornherein angetrebt, sondern das kam einfach so. Wir haben uns im Rahmen eines „Stammtisches“ kennengelernt, den wir seit 2007 in Hannover zum Open-Source-CMS Drupal (mit dem wir bis heute ausschließlich arbeiten) veranstalten. Die Teilnehmer kamen damals schon aus dem Umland dazu: Braunschweig, Bremen, Wolfsburg. In dieser Zeit haben wir teilweise schon als Freelancer an Projekten zusammengearbeitet. Schon damals war es nicht nötig, dazu in einem Raum zusammenzusitzen, selbst die Hannoveraner – also die, die ja eigentlich vor Ort waren – haben da gearbeitet, wo und wann es ihnen gerade passte. Die Gründungsmitglieder von Undpaul waren zu der Zeit entweder irgendwo festangestellt, studierten oder waren Freelancer. Nach zwei Jahren unserer Treffen schlug Johannes vor, einen losen Verbund zu gründen, unter dessen Dach wir Projekte selbst an Land ziehen, konzipieren und umsetzen können, statt für andere Agenturen das bereits passierte Chaos zu beseitigen.

2. Wie habt ihr das umgesetzt?
Wir haben uns ein paar Mal außerhalb des Stammtisches mit einer Gruppe Leuten getroffen, die Interesse hatten, dabei zu sein. Damit auch die weiter weg Lebenden dabei sein konnten, haben wir diese Treffen per Skype veranstaltet. Am Anfang wollten wir ausdrücklich keine Agentur sein, jeder sollte sein eigener Herr bleiben. Ein halbes Jahr nach der Idee von Johannes musste ich aus betrieblichen Gründen die Unternehmensberatung verlassen, bei der ich bis dahin festangestellt war. Da ich die Monate zuvor schon gemerkt hatte, dass ich mich mit Drupal-Projekten über Wasser halten kann, habe ich mich dann Ende 2009 mit Hilfe eines Gründungszuschusses der Agentur für Arbeit sofort selbstständig gemacht. Im darauffolgenden Jahr haben wir intensiver über das Projekt gesprochen, Unternehmensformen recherchiert und beschlossen, dass es doch ein „richtiges“ Unternehmen sein muss, um Vertrauen bei potentiellen Kunden zu wecken. Anderthalb Jahre nach der Idee haben wir dann im Dezember 2010 beim Notar gesessen und eine GmbH gegründet.

Über remote oder vor Ort haben wir dabei gar nicht viel gesprochen, uns war allen klar, dass ein Büro und aufeinanderhocken nicht sein muss – schließlich arbeiteten wir mit einem Open-Source-CMS, das von einer globalen Community von einzelnen Personen entwickelt wurde und die saßen ja auch nicht in einem Büro zusammen. Wir haben recht früh hilfreiche Technologie für Projektmanagement, Screensharing und Prototyping zusammengesucht, da gab es damals schon einiges. Das führte dazu, dass wir von Anfang an quasi gezwungenermaßen eine gute schriftliche Kultur erarbeitet haben, die für Dokumentation viel wert ist. Als sich andere Agenturen noch über ein Kanban-Board gefreut haben, auf dem sie Post-its von links nach rechts klebten, haben wir unsere Tickets und deren Verlauf schon in einem Projektmanagement-Tool dokumentiert. So konnten wir später immer nachvollziehen, wer wann was und warum gemacht hat und Problemlösungen wiederverwenden, weil sie dokumentiert waren.

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3. Welche Herausforderungen kam auf euch zu?
Da drei der ehemals fünf Gründer in Hannover lebten, haben wir doch ein Büro angemietet, in dem wir heute noch sind. Einer merkte recht früh, dass er die Freiheit als Freelancer vermisst und ist ausgestiegen, was glücklicherweise aber ohne Drama über die Bühne ging. Nach etwa einem Jahr haben wir ganz langsam begonnen, das Team zu vergrößern und Leute angestellt. Dabei haben wir dann nicht im Blick gehabt, dass regelmäßige Gehaltskosten ganz schön reinhauen und auf einmal das Geld alle war. Wir standen kurz davor, den Laden zumachen zu müssen, haben dann aber alle Kontakte und Bestandskunden durchtelefoniert und uns für wenig Geld angeboten, um weitermachen zu können. Seitdem haben wir eine vorausschauende Finanz- und Liquiditätsplanung und nie wieder das Problem gehabt.

Herausforderungen bei unserer Arbeitsweise gab es natürlich auch genug, vor allem in der Kommunikation. Da wir wegen der damals kaum vorhandenen Videotelefonie vor allem schriftlich kommuniziert haben (weil es auch besser für alle dokumentiert wurde), kam es immer wieder zu Konfliktpotential. Wenn man schnell seine Meinung tippen will und der andere sie einfach nicht teilen möchte, tippt man immer schneller und lässt freundliche Formulierungen dann weg. Dann liest man einen unfreundlichen Ton und schon ist die Stimmung im Eimer. Als wir das Problem erkannt hatten, haben wir beschlossen, schneller zum Videotelefonhörer zu greifen – dann sieht man ein Gesicht vor sich, das hat eine ganz andere Wirkung. Telefonieren ohne Video hilft auch schon, denn man bringt seinen eigenen Ton rüber, der Gegenüber kann also keinen Ton hineininterpretieren.

Teambild undpaul (Bild: Promo)
Teambild undpaul (Bild: Promo)

4. Wie geht ihr mit Neuzugängen um?
Neuen Teammitgliedern haben wir unsere Arbeitsweise erklärt. Es wurde immer recht schnell verstanden, denn wer in dieser Branche arbeitet, weiß, dass man sowieso fast nur am Rechner sitzt und sich wenig mit anderen austauscht.

5. Was ist euer wichtigstes Learning aus dem Prozess?
Kommunikation ist das Wichtigste. Einige unserer Leute sitzen seit Jahren alleine in einem Büro und sehen den ganzen Tag niemanden. Ein netter Chat oder ein Videotelefonat ist da eine notwendige Abwechslung, dazu ermutigen wir viel.

6. Wenn ihr einer anderen Organisation einen Rat geben würdet, die sich auch auf den Weg macht: Welcher Ratschlag wäre das?
Da wir von Anfang an remote waren, ist meine Erfahrung eingeschränkt. Wenn man es angeht, sollte man auf komplett remote umstellen, also ein Meeting sollte nie so stattfinden, dass eine Gruppe in einem Raum zusammensitzt und nur eine Person per Video zugeschaltet wird. Wenn manche in einem Raum zusammensitzen und sich ständig mündlich absprechen, bleiben die Remote-Leute außen vor – das gilt auch für Home-Office-Tage. Aus diesem Grund herrscht in unserem Hannoveraner Büro ziemliche Stille, auch wir schreiben uns meist im Chat, wenn die Absprache noch andere Leute betreffen könnte. Kommunikation ist alles und remote fast noch wichtiger.

Anja Schirwinski (Bild: Hans & Jung)
Anja Schirwinski (Bild: Hans & Jung)

Anja Schirwinski ist Geschäftsführerin von Undpaul. Die Agentur fokussiert sich auf Content-Management-Lösungen im Publishingbereich mit Drupal.

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