Serie: New Work Cases | Kein Anschluss unter diesem Montag bei quäntchen & glück

Sorry (Photo by Tim Mossholder on Unsplash)

Der „Schontag“ der Darmstädter Agentur quäntchen & glück entstand aus einem Schmerz heraus. Hier verrät Anna Groos, wie sie gemeinsam in ihre Woche starten – und warum sie es nicht mehr anders haben wollen.

Du liest diesen Artikel zufällig an einem Montag? Dann schicke doch einfach mal eine Mail an anna.groos@qundg.de und schaue, was passiert. Sofern die Autorin es nicht vergessen hat, wirst Du einen Autoresponder zurückbekommen, in dem das Konzept des Schontags erklärt wird. Falls Du Dir die Mail sparen willst, dann lies einfach hier weiter.

1. Immer montags habt ihr Euren „Schontag“. Was ist das?
Jeden Montag stöpseln wir unsere Telefone aus und lassen die Postfächer zu. Jegliche internen Meetings ziehen wir auf diesen Tag vor, damit wir die restliche Woche konzentriert arbeiten können. Wir sind montags nicht für unsere Kund*innen da, damit wir die restliche Woche für sie da sein können. Und das seit etwa einem Jahr.

Die Idee entstand, wie viele gute Ideen, aus einem Schmerz heraus. Wir arbeiten schon immer sehr verteilt – sowohl zeitlich als auch räumlich. Diese Freiheit ist Teil unserer Arbeitskultur und die wollen wir uns bewahren. Doch bis vor einem Jahr führte sie dazu, dass Meetings nur sehr schwer umsetzbar waren und wir uns als Team selten in einem Raum aufhielten. Darunter litten interne Absprachen, Workflows und Teamgefühl.

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Deshalb entwickelten wir gemeinsam den Schontag, unseren persönlichen Wochenstart.

Seit jeher sind wir große Freunde von Barcamps. Mit dem hierarchiefreien, aber zeitlich stark strukturierten Barcamp-Prinzip haben wir schon die interne Kommunikation bei unseren Kunden verbessert, wochenendfüllende Hackathons veranstaltet und organisieren jedes Jahr unser internes Selbstverbesserungscamp, genannt quämp. Wie aber wäre es, wenn wir jede Woche Barcamp hätten? Im Gegensatz zu klassischen Barcamps experimentieren wir beim Schontag mit einer Mischung aus kurzen und langen Sessions: Während wir am Vormittag hauptsächlich Stand-ups zu verschiedenen Projekten unterbringen, gibt es am Nachmittag Kreativ-Sessions von 15, 30 und 60 Minuten Länge. Formate am Nachmittag können zum Beispiel sein:

  • interne und externe Sparrings
  • neue Anfrage – wir brauchen ein Team
  • Weiterbildung
  • Treffen von Arbeitsgruppen zu verschiedenen Themen
  • Wissenstransfer: z.B. interessante Folien von der letzten Konferenz
  • Werkschau – wofür können wir uns feiern?
  • One-on-Ones: Austausch zwischen zwei Personen
  • Retrospektiven
  • gemeinsame Entscheidungsfindung im quollektiv
Trelloboard Schontag q+g (Bild quäntchen+glück)
Trelloboard Schontag q+g (Bild: quäntchen+glück)

Im zentralen Trelloboard sehen wir jede Woche aufs Neue, woran wir als Team insgesamt arbeiten – und können uns auch mal in eine Session setzen, die bisher gar nicht in unser Kompetenzfeld fiel. Das führt zu mehr Transparenz und Teilhabe – und auch zu mehr Verständnis für die Arbeit der Kolleg*innen.

2. Wie habt ihr das umgesetzt?
Der Schontag entstand aus der Gemeinschaft heraus. Wir alle empfanden unseren Wochenstart als problematisch, wir alle wollten eine neue Lösung finden. Glücklicherweise gibt es bei quäntchen + glück Formate, die uns Zeit und Luft geben über solche Lösungen nachzudenken. Das quämp, unsere jährliche mehrtägige Auszeit, stellten wir ganz in den Dienst der Lösungsfindung. Das grobe Konzept eines wöchentlichen Barcamp-Tages brachten wir mit und arbeiteten es gemeinsam an drei Tagen aus. So wurde aus dem Schontag keine aufgezwungene Anordnung, sondern ein aus der Mitte des Unternehmens getragenes Format.

Die Entwicklung des Schontages verlangte uns allen einiges ab. Denn wir befanden uns plötzlich im ständigen Ausprobieren. Zuerst schafften wir alle bestehenden Meeting-Strukturen, Ressourcenplanungs-Workflows und Projektabsprachen ab um zu sehen, welche wir wirklich brauchen würden. Wir hingen eine Weile in der Luft und fanden so heraus, was wir wirklich brauchten. Wir füllten den Montag nach und nach und stellten an jeden Nachmittag eine Stunde Retrospektive. Was funktioniert schon? Was fühlte sich komisch an? Wofür war zu wenig Zeit? Wo können wir effizienter werden? Das war anstrengend, aber auch notwendig um den Schontag zu unserem Format zu machen. Bis heute ist der Montag ein großes Experiment, denn noch heute passen wir ihn an. Der Schontag ist nicht, er entsteht.

3. Welche Herausforderung kam auf euch zu?
Bevor wir mit dem Schontag in die Umsetzung gingen, haben wir alle möglichen Katastrophenszenarien gesammelt. Darunter auch eines, nach dem wir so gut wie immer gefragt werden, wenn wir von unserer montäglichen Unerreichbarkeit erzählen: „Das wäre mit meinen Kunden nicht möglich“ oder auch „Mit mir als Kundin ginge das nicht.” Tatsächlich kam es kein einziges Mal vor, dass wir von Kund*innen oder Projektpartner*innen negativ auf den Schontag angesprochen wurden oder dass uns regelmäßig Projekte um die Ohren flogen. Unsere Kund*innen stellten sich darauf ein, dass wir montags nicht erreichbar sind und freuten sich über die Flexibilität während der restlichen Woche. Feedback zum Schontags-Autoresponder und zur Ansage auf dem Anrufbeantworter war durchweg positiv und führte zu einer „Ich möchte auch so arbeiten”-Stimmung auf Seiten unserer Kund*innen.

4. Warum funktioniert das Konzept?
Was man gemeinsam erarbeitet, muss man niemandem mehr erklären. Was so einfach klingt, war während des Findungsprozesses nicht immer so einfach. Weil der Schontag unser zentrales Planungsformat werden sollte, mussten wir alle lernen, eine Zeit lang Chaos auszuhalten. Wir mussten darauf vertrauen, dass wir gemeinsam unseren Weg finden. Dass Fehler okay sind und dass wir daraus lernen werden. Das wichtigste Instrument dafür war die wöchentliche Retrospektive nach dem Schontag, in der wir berichtet haben, wie es uns den Tag über ging und was wir uns für die nächste Woche wünschen. Unabdingbar war und ist eine verantwortliche Person, die als Moderator*in fungiert und sich der Verbesserung des Formates annimmt. Sie stellt sicher, dass die Ergebnisse der Retrospektiven nicht verpuffen, sondern schon in der nächsten Woche in konkrete Änderungen einfließen. So fühlte sich alles dynamisch und wirkungsvoll an und das Chaos war für alle besser aushaltbar.

5. Was ist euer wichtigstes Learning aus dem Prozess?
Das wichtigste Learning ist, dass sich das alles gelohnt hat. Eine Befragung unter allen Kolleg*innen ergab, dass wir uns eine Woche ohne Schontag nicht mehr vorstellen können. Auf einer Skala von 1 (nicht schmerzhaft) bis 5 (sehr schmerzhaft) sah das Team sich bei 4,75 bei der Frage, wie sehr es schmerzen würde, würden wir den Schontag abschaffen.

Unsere Projektabsprachen sind jetzt fokussierter (das fanden auch Besucher*innen, die sich von außen den Schontag anschauten). Unsere Projekte sind interdisziplinärer. Wir planen gemeinsam unsere Arbeitswoche. Wir haben dadurch ein besseres Gefühl dafür, woran der oder die andere gerade arbeitet und wie die Arbeitsbelastung gerade verteilt ist. Wir bilden uns regelmäßig weiter. Wir bekommen wöchentlich Feedback zu unseren Projekten durch interne oder externe Sparrings. Wir haben einen festen Platz für Experimente. Und vor allem haben wir einen Tag in der Woche, an dem wir wirklich alle zusammen sind.

6. Wenn ihr einer anderen Organisation einen Rat geben würdet, die sich auch auf den Weg macht: Welcher Ratschlag wäre das?
Seid euch bewusst: Wenn ihr einen Schontag einführt, operiert ihr am offenen Herzen eurer Organisation. Wenn ihr konsequent sein wollt, wird es unweigerlich eine Weile chaotisch. Bleibt immer im Gespräch und haltet das Chaos aus. Wenn ihr könnt, entwickelt neue Formate gemeinsam und schaut darauf, was Einzelne brauchen und wie ihr als Kollektiv funktioniert. Und plant auf jeden Fall mindestens eine Person ein, die sich nur um den Prozess kümmert. Damit Fehler zu Lösungen führen und ihr euch zügig aus dem Chaos heraus entwickeln könnt – hin zu einem zentralen Kernstück eurer Zusammenarbeit.

Anna Groos (Bild: quäntchen+glück)
Anna Groos (Bild: quäntchen+glück)

Anna Groos ist mal kreative Textmaschine, mal Strategie-Workshop-Profi. Anna weiß, was die Kund*innen unserer Kund*innen wollen, sie ist unser Produktentwicklungs-Genie und empathische Zielgruppen-Interviewerin. Doch aus großer Kraft folgt große Verantwortung – und manchmal muss Anna Start-up-Ideen auch zum Scheitern verurteilen. Der Prozess bis dorthin lässt sich allerdings sehen!

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