Die derzeitige Situation fordert die Kreativität der Menschen und Unternehmen heraus, meint Enisa Romanic. Hier beschreibt sie, warum Assistenzen gerade jetzt eine besondere Rolle in den Organisationen zukommt und wie Tools unterstützen können.

Das Corona-Virus hat uns dazu gezwungen, jegliche Veranstaltungen abzusagen und den Kontakt zueinander möglichst auf ein Minimum zu reduzieren. Viele Unternehmen haben ihre Mitarbeitenden mittlerweile ins Home-Office geschickt. Diejenigen, die sich schon digital gut aufgestellt haben, haben derzeit wenig Probleme die Teamkommunikation aufrecht zu erhalten und virtuell weiter zu arbeiten. Die anderen jedoch – und an dieser Stelle behaupte ich mal: die meisten Unternehmen in Deutschland – haben es lange versäumt, sich digital zu organisieren. Doch jetzt sehen wir, wie wichtig Assistenzen in dieser Situation sind! Und wir erleben gerade, wie kraftvoll sie an der Transformation mitwirken können und wie wichtig ihre Position an der Seite der Führungskräfte ist.

Denn jetzt zeigt sich, wen das Corona-Virus buchstäblich krank macht. Vorher galt doch allzuoft: Wozu digitalisieren? Die Auftragsbücher der deutschen Unternehmen sind voll, es läuft doch alles, warum ein Erfolgsrezept verändern, was doch jahrelang gut gelaufen ist. „Das haben wir schon immer so gemacht“ oder „der Kollege ist nicht da, wir können heute kein Meeting anberaumen“, „der Datenschutz macht uns einen Strich durch die Rechnung“, „die Cloud ist nicht sicher“ oder ähnliche Sätze sind es, die ich oft als Ausreden höre, warum digitale Wege nicht eingeschlagen werden.

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Keine Spielwiese für Start-ups

New Work wurde teilweise als Spielwiese einiger Start-ups belächelt, das Arbeiten im Home-Office als wenig produktiv bezeichnet. Doch jetzt, wo viele Teams ihre Arbeit im Home-Office verrichten, scheint es, als haben viele Manager Angst, die Kontrolle über ihre Mitarbeitenden im Home-Office zu verlieren. Ja – diejenigen, die Kontrolle und Hierarchie als einziges Instrument der Mitarbeiterführung verstehen, werden dieses Gefühl sicherlich nicht los. New Work leben heißt auch für jeden einzelnen Mitarbeitenden Selbstverantwortung für die eigene Arbeit zu übernehmen und für Führungskräfte heißt es, sich immer mehr in einer neuen Rolle zu verstehen: In der Rolle des Partners, Mentors, Mediators und des Coaches.

Die Kompetenz der Führung wird gerade jetzt bei der räumlichen Trennung von Teams auf eine harte Probe gestellt. Wer schon im analogen Leben nicht auf der Höhe war, hat virtuell kaum eine Chance. Gerade jetzt sind die jahrelang unterschätzen Kompetenzen der Assistenzen wichtig. Sie bringen eine hohe Digitalkompetenz mit und können in der Krise noch mehr demonstrieren, wie wichtig die Schlüsselposition als digitale/r Berater/in und Teamkommunikator/in an der Seite der Vorgesetzten ist.

Assistenzen setzen jetzt wichtige Impulse

Assistenzen sind es, die in diesen Zeiten räumlicher Trennung virtuelle Meetings organisieren und Video-Calls schalten, die Teamkommunikation weiter fördern und die Vorgesetzten dabei unterstützen den Teamspirit aufrechtzuerhalten, indem sie Impulse für die mögliche Zusammenarbeit setzen.

Der Austausch mit dem Team ist eine entscheidende Komponente für jedes erfolgreiche Unternehmen. Es gibt sicherlich Berufe, die den direkten Austausch mit Menschen brauchen. Doch heute zeigt sich, dass Not digital macht! Viel zu lange haben wir uns auf bewährte analoge Ansätze ausgeruht. Versteht mich nicht falsch: Nicht immer ist digital der richtige Weg. Aber Digitalisierung kann als Werkzeug genutzt werden, sich in der unsicheren VUKA-Welt zu positionieren.

Home-Office braucht virtuelle Tools

Wir beobachten gerade, dass Ärzte damit anfangen, Tele-Sprechstunden anzubieten und Krankschreibungen per E-Mail zu versenden. Restaurants bieten Online-Bestellservices an, Boutiquen bauen Online-Shops aus, Coaches und Trainer/innen sind plötzlich in der Lage auch online zu unterrichten und zu trainieren. Der Mensch wird wieder kreativ!

Die jahrelange Konditionierung analog zu denken, rächt sich nun. Wir müssen jetzt die Komfortzone verlassen und Neues ausprobieren: Glücklicherweise gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Werkzeugen, die es uns ermöglichen, in Home-Office Zeiten in Verbindung zu bleiben. Hier sind wertvolle Werkzeuge für die virtuelle Arbeit – diese Tools können dazu beitragen, ein Team effizienter und besser zu vernetzen und ich setze bei jedem Kunden eine Kombination von ihnen ein:

Audio- und Video-Calls: Wenn man sich nicht mehr für Besprechungen im Büro treffen kann, ist es eine große Erleichterung, wenn Meetings virtuell per Audio- und Videoübertragung abgehalten werden können. Alle Mitarbeitenden treffen sich in einem Online-Meetingraum und tauschen sich aus. Web- und Videokonferenz-Tools, die virtuelle Meetings möglich machen, sind zum Beispiel Zoom oder Webex.

Team-Kommunikation: Die Kommunikation innerhalb des Teams ist wichtig und sollte weiterhin ermöglicht werden. Es gibt verschiedene Tools, die es ihnen und ihrem Team ermöglichen, über eine Chatfunktion oder per Video zu kommunizieren, Dateien auszutauschen und/oder den Bildschirm zu teilen. Eine großartige Option für alle Teams, die sich schnell digital austauschen wollen, sind MS Teams oder Slack.

File-Sharing: Der Zugriff auf gemeinsam genutzte Dokumente, das Senden, Empfangen und Bearbeiten von Dateien, einschließlich Scans und Videos ist eine enorme Erleichterung in der Zusammenarbeit. Anwendungen hierfür sind zum Beispiel Dropbox, OneDrive oder GoogleDocs.

Informationsaustausch mit den Kolleg/innen: In diese Kategorie fallen Funktionen wie Notizbücher erstellen, freigeben und bearbeiten, E-Mails versenden, die automatisch der Konversation hinzugefügt werden, oder Fotos von Dokumenten oder Präsentationen aufnehmen. OneNote oder Evernote ermöglichen diese Funktionen.

Enisa Romanic (Bild: Promo)

Enisa Romanic (Bild: Promo)

Enisa Romanic ist Trainerin für Office Management 4.0 und seit über 19 Jahren als Assistentin in unterschiedlichsten Branchen und Unternehmensbereichen tätig. Ihr Fokus liegt daher u.a. auf der Chefentlastung mit dem Ziel Assistentinnen zu Businesspartnern zu machen und sie auf das Office 4.0 vorzubereiten. Enisa hat ein Studium mit Diplom als „Internationale Management Assistentin“ an der AMA Academy for Management Assistants absolviert. Darauf folgten zwei weitere erfolgreiche Studienabschlüsse in Business Administration and Management am Christ Church College in Canterbury, England und „Secretariado de Dirección“ an der FUNDESEM in Alicante, Spanien. Als Co-Autorin des Fachbuches „Chefsache Assistenz“ und Autorin des Dossiers „Virtuelle Chefentlastung“ hat Enisa bereits über virtuelle Chefentlastung geschrieben. Sie hat viele Jahre lang für einen virtuellen Chef gearbeitet und ein verteiltes Team betreut und kennt demnach viele Themen, die die Office Manager heute beschäftigen. Enisa Romanic gibt ihr Expertenwissen gerne an verschiedene Fachverlage weiter, indem sie Fachbeiträge für ihre Teilnehmerinnen schreibt, Kongresse moderiert und Keynotes zu den aktuellen Themen der Digitalisierung hält.

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