Tools bringen Struktur in komplexe Teamprozesse: Sie fördern Klarheit, erleichtern Austausch und helfen, schneller zu hilfreichen Lösungen zu kommen. Im Interview verrät der Berater Stephan Pfob, welche Werkzeuge besonders gefragt sind, wann sie wirken und was ihre Anwendung braucht.
Ihr habt eine ganze Toolbox voller Werkzeuge entwickelt, die wir in Teamentwicklungs- oder Coachingprozessen anwenden können. Wie ist es dazu gekommen?
Bei unseren Trainings werden wir immer wieder gefragt: Habt ihr dafür eine Vorlage, die wir mit ins Team nehmen können, oder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für dieses Format? Und dann haben wir uns vor zwei Jahren zusammengesetzt und all die Formate und Methoden zusammengestellt, die in der Praxis besonders gut funktionieren: Das, was wir selbst nutzen, und das, was Best Practice in den Organisationen ist, online und offline. Bei den Tools geht es vor allem um klare Kommunikation und kluge Arbeitsweisen. Alle, die sich selbst oder ihr Team in diesen Themen vorbringen wollen, finden dazu Tools in der Box: Führungskräfte, HR-Fachkräfte und Coaches.
Warum sind konkrete Tools für die Arbeit mit und in Teams so wichtig?
Zusammenarbeit braucht Struktur. Wenn klar ist, wer was auf welche Weise macht, verringern sich Unsicherheiten und unnötige Entscheidungen. Zum Beispiel kann es entlasten zu wissen, welche drei, vier Fragen in einem 1-on-1 gestellt werden sollen bzw. dürfen und inwieweit das Gespräch wechselseitig ist. Oder wie genau man eine Retrospektive durchführt. Und oft bringen Tools die Dinge überhaupt erst in die Besprechbarkeit. „Plussing“ zum Beispiel ist eine Intervention, die in Meetings Aber-Sagen verringert und die Lösungsorientierung stärkt. Das ist kein eigenes Format, sondern ein sonst ungeregeltes Vorgehen, für das es jetzt einen griffigen Namen gibt und das dadurch normalisiert wird. Und außerdem zeigen Tools indirekt auch: Das machen andere so, kommt also aus der Praxis und funktioniert.
Welche Tools werden denn am stärksten nachgefragt und warum?
Die Top 3 sind die Retrospektive, die Vorlage für 1-on-1s und die Feedback-Nominierungen. Das Blameless Postmortem wird auch oft benutzt. Und natürlich wird viel auf den Generator für Check-in-Fragen zurückgegriffen.
Hast Du ein Lieblingstool?
Neben den Feedback-Nominierungen, die auf smarte Weise den Austausch quer durchs Unternehmen flexibilisieren, ist es sicherlich Das Lieblingsärgernis. Das ist eine spaßige Übung, die in zehn Minuten einen der Gamechanger in der Kommunikation anschaulich macht: Die Einsicht, dass Gefühle Boten für Bedürfnisse sind. Wir setzen diese Übung oft in Trainings ein, man kann sie aber auch gut für einen Einstieg ins Meeting nutzen. Wer sie einmal mitgemacht hat, dem erleichtert diese Erfahrung von da an knifflige Gespräche. Das ist schon stark.
Was können Tools leisten, was weniger strukturierte Formate nicht leisten können?
Wir haben über die Jahre wieder und wieder gesehen: Das, was in Unternehmen am stärksten mit psychologischer Sicherheit korreliert, also mit einem der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Zusammenarbeit, sind regelmäßige, strukturierte Austauschformate. Wer die hat, arbeitet einfach besser. Davon abgesehen sind viele unserer Tools keine strukturierten Formate, sondern Tipps für Vorgehensweisen, die man auch unabhängig geregelter Abläufe einsetzen kann. Sie sind eher Schraubenschlüssel, statt eine ganzen Baukastens. Starke Fragen gehören zum Beispiel dazu. So ist es auch ein mächtiges Werkzeug, anstelle von “Was wäre die Lösung?” eher zu fragen: “Was wäre hier hilfreich?” Das blockiert unser Gegenüber weniger und erleichtert die Ideenfindung. Das kann die eigentlichen Formate sehr aufwerten!
Was muss man denn beachten, wenn man Tools anwendet? Denn ich erlebe das oft, dass Führungskräfte sich da ausprobieren und mal mutig in die Werkzeugkiste greifen – und manchmal funktioniert das und manchmal nicht…
Tatsächlich machen wir oft die gegenteilige Erfahrung. Viele Führungskräfte sagen: Ach, noch so ein Format! Was oft auch daran liegt, dass sie viele Prozesse als frustrierend erleben (man denke nur an die gefürchteten Jahresfeedbackgespräche) und sie nicht wissen, dass es einfachere Lösungen gibt. Doch zu den Gefahren: Grundsätzlich ist es Best Practice, die Einführung neuer Tools im Team abzusprechen, also die Ziele zu erklären und Mitgestaltung anzuregen. Nehmen wir ein einfaches Beispiel. Eine Führungskraft könnte zu ihren Mitarbeitenden sagen: “Ich möchte gern einen Pulse-Check am Ende unserer Meetings einführen. Der dauert ein, zwei Minuten und hilft dabei, unseren Austausch zu verbessern. Ich schlage vor, wir probieren das einen Monat lang aus und schauen dann, was wir anpassen. Einverstanden?” Wenn alle einbezogen werden, die ohnehin Teil der Formate und Vorgehensweisen sind, verwandeln sich Gefahren (wie Zeitverschwendung oder Fremdbestimmung) in ein gemeinsames Projekt. Davon können alle nur profitieren.
Stephan Pfob (Bild conceptphotography.com)
Stephan Pfob: Stephan Pfob ist Kommunikationsexperte und Smart Work Guide bei Berlin Alley. Er berät seit 2017 Menschen und Organisationen aller Art zu Feedback, klugen Arbeitsweisen und dem Aufbau einer starken Lernkultur. Davor hat er u. a. in der Finanzverwaltung, in der Lehre, als Informationsdesigner und als Projektmanager im Bereich Business Intelligence gearbeitet. Er ist studierter Philosoph, Autor mehrerer Bücher (u. a.: Starke Gespräche. Wie wir klären, was uns wichtig ist, München 2025) und lebt in Berlin.
Das Interview führte Inga Höltmann.
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