Heureka Selbstorganisation!

„Zum 1. Februar sind wir motiviert in neuer Struktur gestartet“, erzählt Nadine Schäffer von der Agentur IPI. Und: „Ich finde es unglaublich, was gerade passiert“. Hier berichtet sie von Erwartungshaltungen und Realitäten, wenn es um die Einführung von Selbstorganisation geht.

Wir kennen sie. Alle. Also zumindest fast: Die Podcasts, die Bücher, die Barcamps und die Tweets. Wir kennen niederländische Pflegedienste und wissen, was wirklich, wirklich wichtig ist – alles zum Thema New Work, Selbstorganisation und den Buzzwords drumherum, eben das, was die letzten Jahre so besprochen wurde. Haben uns mit Unternehmen ausgetauscht, die schon genau da sind, wovon wir gerade erst eine Ahnung bekommen. Und es klingt gut, richtig gut. Ich selbst bin Fan und davon überzeugt, dass eine Humanisierung der Arbeit (wie es so schön heißt) ein Konzept ist, für das es sich einzusetzen lohnt. Denn das „Oben wird gedacht und unten gemacht“ habe ich tatsächlich noch so im Studium gelernt und fand es damals schon befremdlich.

Im Zusammenhang mit New Work und Selbstorganisation reden wir viel über Methoden, Strukturen und Technologien. Auch die Folgen von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz für die Arbeitswelt und die sich zunehmend ändernden Rahmenbedingungen sind laufend Thema (fürs Protokoll: Ich erwähne jetzt VUCA einfach mal bewusst nicht). Das ist alles notwendig und verständlich. Wenn wir von Humanisierung sprechen, geht es um unsere Kollegen, den Menschen.

Unser Weg

Der Ausgangspunkt für unsere Veränderung war eine Mitarbeiterumfrage, die deutliche Zeichen von Unzufriedenheit zeigte, hinzu kamen zentrale personelle Veränderungen und ganz allgemein gestiegene Anforderungen an flexible Arbeitsplanung. Das war für uns Grund genug zu schauen, ob es da nicht eine bessere Lösung gab als unsere bisherige interne Struktur. Die Theorie von Holokratie bis selbstlernende Organisation war uns hinreichend bekannt. Wir haben auch viele frei verfügbare Erfahrungsberichte recherchiert und angeschaut. Podcasts, Twitter und LinkedIn haben sich da zur Recherche als sehr hilfreich erwiesen. Wie konnte unser Weg aussehen?

Im nächsten Schritt sind wir mit Unternehmen in Kontakt getreten, die so lieb waren, ihre bisherigen Erfahrungen mit „anderen“ Strukturen und Organisationsformen mit uns zu teilen. Das war klasse für uns und unglaublich wertvoll. Wir waren beeindruckt, was diese Unternehmen schon geschafft hatten. Dass allerdings keine 1:1-Kopie möglich sein würde, war uns auch sofort klar. Das hätte nicht zu uns gepasst. Ein paar Sätze sind uns aus diesen Gesprächen in Erinnerung geblieben, solche wie „sich als Verantwortlicher selbst zurücknehmen“ und „Dinge auch mal aushalten“.

Alle zum Mitgestalten eingeladen

Wir haben dann die Eindrücke und ersten Erkenntnisse mit allen Kolleg/innen geteilt und zum Mitgestalten eingeladen. Klasse war, dass sich so viele Kolleg/innen gemeldet haben. Leider haben wir den ersten Termin nicht lange genug angesetzt. Wir konnten nicht alle Fragen beantworten, Spielregeln festlegen und erste Ideen diskutieren. Ein großartiger Auftakt sieht anders aus…

Noch eine unschöne Erkenntnis: Egal was Bücher und Konferenz-Speaker so liebevoll versprechen – das Konzept der Selbstorganisation wird einem im Unternehmen nicht aus den Händen gerissen werden: Bei uns gab es keinen spontanen Autokorso am Firmenparkplatz und auch keine sich vor Freude in den Armen liegenden Kolleg/innen.

Ergebnisoffen in den Prozess gestartet

Über verschiedene Termine hinweg haben wir uns dann gemeinsam und gleichberechtigt erstmal als Gruppe gefunden, das Warum konkretisiert und ein erstes Lösungsbild ausgearbeitet. Das war intensiv. In allen Ausprägungen… Wir sind ganz bewusst ergebnisoffen in diesem Prozess gestartet und das hat sich auch als sinnvoll herausgestellt.

Und nun? Zum 1. Februar dieses Jahres sind wir motiviert in neuer Struktur gestartet. Für ein wirkliches Fazit ist es daher zu früh. Ich kann aber sagen, dass ich es unglaublich finde, was an Dynamik und Engagement gerade passiert. So fangen wir jetzt mal an! Und im Juli werden wir uns wieder zusammensetzen und eine Retro machen. Vielleicht müssen wir nachjustieren. Auch gut.

Wie immer bei einer Veränderung wird erstmal jeder Kollege, jede Kollegin Fragezeichen haben. Na klar, das ist doch gut so. Diese im Vorfeld zu kennen kann helfen. Deshalb eine kleine und garantiert nicht vollständige Sammlung:

#1 Ansprechpartner

Normalerweise gibt es einen Ansprechpartner für mich als Mitarbeitende. Im Tagesgeschäft kann ich auf diesen zugehen, eine Idee besprechen oder um Rat fragen. Auch für viele etablierte Prozesse ist diese Person im Workflow wichtig. Wenn im Rahmen einer Re-Organisation auch Hierarchiestufen abgebaut werden, fällt das erstmal weg und muss bedacht werden. Wie also damit umgehen? Ein Patentrezept gibt es dafür vermutlich nicht. Hilfreich ist es aber, sich wirklich mal die Aufgaben dieser Person anzuschauen – vor allem auch die, die nicht offiziell in einer Stellenbeschreibung geregelt sind. Wo ist sie Mittler und Puffer, welche Aufgaben müssen neu verteilt werden und ist dafür überhaupt Zeit bei den neuen Personen da? Gerade die zeitliche Umverteilung ist ein großes Thema.

Natürlich bedeutet es nicht per se, dass es keine Führung mehr gibt. Ein Ansatz ist, dass die bisher zentral organisierte Führung jetzt nach Aufgaben neu verteilt wird. Die Person, die die Aufgabe übernimmt, ist dafür auch am besten geeignet oder die Kolleg/innen sehen bei ihr die höchste Kompetenz.

#2 Gerechtigkeit

Grundsätzlich ist Gerechtigkeit eine Frage des persönlichen Weltbildes. Kann durch Kontrolle überhaupt Gerechtigkeit sichergestellt werden? Eine Stempeluhr kontrolliert die Anwesenheit einer Person, so weit, so gut. Wenn die gemessenen Zeiten nicht passen, wird diese Person darauf aufmerksam gemacht und in Zukunft passen die Zeiten dann (hoffentlich). Ob damit aber gegenüber den anderen Kollegen, die sich übervorteilt fühlen, wirklich Gerechtigkeit hergestellt ist, wage ich zu bezweifeln. Die Anwesenheit ist sichergestellt – nicht mehr und nicht weniger.

Im Rahmen einer eher selbstorganisierten Unternehmensstruktur fallen einige Kontrollen weg. Das kann die richtige Entscheidung sein, schafft aber auch Verunsicherung. Ein einmaliges Soft-Skill- oder Feedback-Seminar für alle wird diese Verunsicherung nicht nehmen. Und auch nicht die Aussage „Ihr macht das schon, einfach die Kollegen ansprechen“ wird da reichen. Für mich ist es eher eine Reise auf Basis von Vertrauen. Wir müssen loslaufen, um überhaupt auf die Hindernisse zu stoßen. Wenn es dann soweit ist, dass konkrete Punkte aufkommen, entscheiden was zu tun ist und ob es einer generellen Regelung für alle dafür wirklich bedarf.

#3 Wertigkeit

Die Arbeit macht Spaß. Ich meine damit die Aufgaben, die im Tagesgeschäft erledigt werden. Der NormalIfall also! Gut für alle Seiten. Durch neue Strukturen und geteilte Führung gibt es jetzt plötzlich zahlreiche neue Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die übernommen werden können. Da stellt sich die Frage, ob die bisherige Arbeit nicht mehr ausreicht und gut genug ist. Ist es ein neues ungeschriebenes Gesetz, dass jetzt von jedem Kollegen Verantwortung übernommen werden muss? Nein! Ganz klar. Denn auch wenn keine neuen Aufgaben übernommen werden, ist die geleistete Arbeit nicht weniger wertvoll. Das muss deutlich sein und darf auch gerne häufig wiederholt werden.

#4 Lernmanager

Lebenslanges oder selbstgesteuertes Lernen: Diese Stichworte werden auch immer im Zusammenhang mit neuem Arbeiten genannt. Inga hat hier einen tollen Beitrag zu den Hintergründen veröffentlicht. Der klassische Fall ist oft, das der oder die Vorgesetzte oder eine Akademie ansagen, welche Trainings zu besuchen sind. Das eigene Mitspracherecht hält sich doch oft in Grenzen. Und der Besuch von Barcamps ist eher schwierig, weil es keine feste Agenda im Vorfeld zur Genehmigung gibt.

Die zentrale Frage dabei ist: Was lerne ich, wenn mir keiner mehr sagt, was zu lernen ist? Außer der Datenschutzbelehrung ist z.B. die Teilnahme an einer fachlichen Schulung freiwillig, unter den kuratierten Videos wähle ich selbst das passende für mich aus.

Ich bin kein Experte der Lernpsychologie, aber durch die eigene Reflexion und den laufenden Austausch in der Corporate Learning Community kann ich sagen, dass es auf Relevanz und Interesse ankommt. Ist eines von beiden gegeben, bin ich bereit, mich in Themen zu vertiefen und lerne auch in einer Qualität, dass ich es danach anwenden und im Zweifel auch weitergeben kann. Wenn ich gezwungen bin, mich in eine Präsenzschulung zu setzen zu einem für mich nicht relevanten Thema, werde ich automatisch mein Handy oder die Wochenendgeschichte meines Sitznachbarn interessanter finden.

Das ändert sich auch nicht zwingend mit der Organisationsform. Unabhängig von anderen New-Work-Aktivitäten können Unternehmen in neuen Formaten denken, „Working out Loud“-Circle oder LernOS fördern und Freiwilligkeit stärken. Ausgenommen sind davon allerdings die Themen, die weiterhin Pflicht sind bzw. z.B. aus Sicherheitsgründen trotzdem per Gießkanne verteilt werden müssen.

#5 Vielfalt

Geht eine Organisation den Weg, mehr Entscheidungsbefugnis an einzelne Kollegengruppen abzugeben, muss klar sein, dass diese sich auch unterschiedlich entwickeln können. Es werden unter Umständen Ergebnisse erzielt und Entscheidungen getroffen, die erstmal keiner so erwartet hätte. Was, wenn das genau die Chancen sind, die bisher bei diesen Personen keiner gesehen hat? Wenn diese Personen perfekt geeignet sind und hochmotiviert mal Fragen stellen, an die seit Jahren keiner mehr gedacht hat? Dann können doch alle nur gewinnen.

Anderes Beispiel: Die Personalarbeit (HR). Wenn die zukünftigen Kollegen die Vorauswahl mit HR gemeinsam treffen, kann es schon mal vorkommen, dass Personen eingestellt werden, die die Kollegen aus dem Recruiting so nicht auf dem Plan hatten. Das ergänzt sich doch super! Wenn diese Kollegen dann vielleicht sogar schneller eingearbeitet sind und einen leichteren Start im Unternehmen haben, klasse.

Ich bin davon überzeugt, dass uns unterschiedliche Ansätze generell und erst recht im Sinne von Diversity besser machen – gegenüber Kunden und auch innerhalb der eigenen Organisation. Ein Vorgehen, eine Entscheidung oder ein Prozess muss immer für die Personen passen, die damit auch arbeiten müssen. Auch sind unterschiedliche Entwicklungen, zum Beispiel in verschiedenen Unternehmenseinheiten, nicht neu. Nur, weil sie bisher nicht offiziell waren, hat es Strukturen innerhalb der Struktur schon immer gegeben.

Disclaimer

Meine Annahme in diesem Text ist natürlich, dass New Work oder Selbstorganisation nicht als Selbstzweck per Befehl im Unternehmen verordnet werden kann. Das ein Why, also das Warum, geklärt ist, setze ich voraus. Ich freue mich über Kommentare und Eure Meinung zu diesem Artikel! Bestimmt habe ich nicht alles bedacht und kann von Euren Erfahrungen lernen.

Nadine Schäffer ist Geschäftsleiterin der IPI GmbH, einer Full-Service Intranet-Agentur aus dem fränkischen Lichtenau. Mit vielen tollen Kollegen werden hier Kunden zu allen Themen rund um den digitalen Arbeitsplatz und Microsoft 365 beraten. Lange her hat sie mal BWL studiert und auch einen Master dazu gemacht. Nadine hat Branding, Kommunikation und Markenführung in München gelernt, ist Managerin für Interne Kommunikation und als Change-Manager zertifiziert. Sie befasst sich seit vielen Jahren mit Organisationsentwicklung und neuem Arbeiten. Für unternehmensübergreifende Communitys, Neues Lernen und Nudelgerichte ist sie immer zu haben.

 

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