David, was ist Busy Work und wie entsteht sie?
Busy Work beschreibt Tätigkeiten, die Arbeit erzeugen, aber wenig oder keine Wertschöpfung schaffen. Dazu gehören beispielsweise Meetings ohne Entscheidungen, Reportings ohne Konsequenzen oder Abstimmungen, die vor allem der Absicherung dienen. Bei Busy Work – bzw. wie ich sie häufig nenne: Fake Work – handelt es sich aber nicht um Arbeitszeitbetrug und es geht auch nicht um Faulheit oder mangelnde Leistungsbereitschaft. Im Gegenteil: Viele Menschen leisten dabei enorme Arbeit. Fake Work entsteht häufig dort, wo Organisationen auf Unsicherheit mit mehr Kontrolle, mehr Abstimmung und mehr Bürokratie reagieren. Sie ist deshalb oft Ausdruck von Misstrauen, Komplexität oder fehlender Priorisierung. Vereinfacht gesagt: Aus dem Wunsch nach Sicherheit entsteht Arbeit, die Beschäftigung erzeugt, aber nicht zwingend Wirkung.

Woran erkennt man diese Busy Work im Alltag?
Busy Work ist gerade deshalb so tückisch, weil sie sich oft produktiv anfühlt. Ein voller Kalender, zahlreiche Meetings oder ein ständig überquellendes Postfach vermitteln schnell das Gefühl, wichtig und beschäftigt zu sein. Die entscheidende Frage lautet jedoch: Welchen Unterschied macht das, woran ich gerade arbeite? Ein Warnsignal kann aus meiner Erfahrung sein, wenn man von Termin zu Termin hetzt, permanent reagiert, aber am Ende des Tages kaum benennen kann, was man tatsächlich geschaffen oder verbessert hat. Zwar ist nicht jede Hektik direkt Busy Work. Aber wenn Beschäftigtsein dauerhaft die Wertschöpfung verdrängt, dann lohnt ein genauer Blick

Und warum ist Busy Work so gefährlich?
Für Individuen ist Busy Work deshalb problematisch, weil sie Energie verbraucht, ohne das Gefühl von Wirksamkeit zu erzeugen. In einer Deloitte Studie gaben über 12.000 Befragte an, dass sie rund 41 Prozent ihrer Arbeitszeit in Tätigkeiten investieren, die definitorisch zu Fake Work bzw. Busy Work zählen. Dabei erleben diese Menschen Stress, Zeitdruck und Erschöpfung, sehen aber oft keinen echten Fortschritt. Dabei geht das dringende Bedürfnis nach Selbstwirksamkeit verloren. Und das kann langfristig Motivation und Sinnempfinden untergraben. Für Organisationen ist Fake Work aber mindestens genauso gefährlich: Sie bindet Ressourcen, reduziert die Zeit für Lernen, Innovation und echte Wertschöpfung und verstärkt häufig die Change-Müdigkeit. Wenn Mitarbeitende immer stärker ausgelastet sind, ohne dass sich spürbare Verbesserungen einstellen, sinkt auch die Bereitschaft, weitere Veränderungen mitzutragen. Es braucht nicht viel Vorstellungsvermögen, um zu verstehen, dass, wenn fast die Hälfte der Arbeitszeit ohnehin nicht wertschöpfend investiert ist, der Optimismus für jeglichen Wandel sehr überschaubar ist.

Kann ich als einzelne Person etwas dagegen tun?
Ein erster Schritt besteht darin, häufiger nach dem eigentlichen Zweck einer Aufgabe zu fragen: Welches Problem lösen wir hier eigentlich? Welchen Mehrwert erzeugt dieses Meeting, dieses Reporting oder diese Abstimmung? Darüber hinaus hilft es, konsequent zwischen Aktivität und Wirkung zu unterscheiden. Beschäftigt zu sein ist nicht automatisch dasselbe wie produktiv zu sein. Wer sich regelmäßig Zeit für konzentrierte Arbeit schafft und nicht ausschließlich im Reaktionsmodus arbeitet, reduziert das Risiko, selbst Teil einer Fake-Work-Spirale zu werden. Doch der individuelle Einflusskreis ist begrenzt, so ehrlich muss man dabei sein, denn häufig ist es ein strukturelles und systemisches Problem in Organisationen.

Was sollten Organisationen denn gegen Busy Work tun, wenn es ein systemisches Phänomen ist?
Organisationen sollten sich kritisch mit ihren eigenen Routinen auseinandersetzen. Viele Organisationen arbeiten in ihrem System, aber viel zu selten an ihrem System. Viele Formen von Busy Work entstehen nämlich nicht durch einzelne Mitarbeitende, sondern durch Strukturen, Prozesse und Anreizsysteme. Deshalb lohnt es sich, regelmäßig zu hinterfragen, welche Meetings, Berichte oder Freigaben tatsächlich notwendig sind. Gleichzeitig braucht es mehr Klarheit über Prioritäten. Wenn alles wichtig ist, wird zwangsläufig viel Arbeit produziert, die am Ende wenig Wirkung entfaltet. Gute Organisationen schaffen Orientierung, reduzieren unnötige Komplexität und ermöglichen es Menschen, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Und wie verhindert man, dass sich Busy Work immer wieder einschleicht?
Busy Work verschwindet selten dauerhaft, weil sie oft eine Nebenwirkung organisationaler Dynamiken ist. Unter Druck entstehen schnell neue Kontrollmechanismen, zusätzliche Abstimmungen oder weitere Berichtspflichten. Deshalb sollten Organisationen regelmäßig prüfen, welche Prozesse noch ihrem ursprünglichen Zweck dienen und welche lediglich aus Gewohnheit fortbestehen. Besonders kritisch sind Strukturen, die Aktivität stärker belohnen als Ergebnisse: Wenn Anwesenheit, Sichtbarkeit oder Beschäftigung wichtiger werden als tatsächliche Wirkung, entsteht ein idealer Nährboden für Busy Work. Die wirksamste Gegenmaßnahme ist deshalb eine Kultur, die Verantwortung, Vertrauen und Ergebnisse stärker in den Mittelpunkt stellt als bloße Aktivität.

David Bausch (Bild Promo)

Dr. David Bausch ist ein promovierter Wirtschafts- und Sozialwissenschaftler, dessen Forschungen als Schwerpunkt digitale Veränderungen von Arbeitsplätzen und die Zukunft der Arbeitswelt thematisieren. Er ist einer der führenden Experten für die digitale Stressbelastung in Deutschland. Parallel zu seinen Forschungen und Publikationen ist er stellv. Abteilungsdirektor in der Commerzbank AG und seit 2016 in unterschiedlichen HR-Funktonen tätig. Er ist ausgebildeter systemischer Organisationsberater und Mitglied in verschiedenen Expertennetzwerken. Abseits dieser Tätigkeiten lehrt Dr. David Bausch an der Hochschule Mainz in Bachelor- und Masterstudiengängen und ist regelmäßig als Keynote Speaker und Trainer und Kolumnist aktiv.

Das Interview führte Inga Höltmann.

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Warum sind persönliche Gewohnheiten, Routinen und die individuelle Auseinandersetzung mit ihnen so wichtig?
Wenn man sich etwas näher mit Gewohnheiten und Routinen befasst, lernt man sehr schnell, dass knapp die Hälfte aller Handlungen, die wir täglich vornehmen, Gewohnheiten sind. Diese gewohnten Handlungen laufen in der Regel sicher, präzise und schnell ab. Und unser Gehirn spart durch diesen Automatismus jede Menge Energie.

Schon alleine deshalb ist es unglaublich wichtig, sich seiner Gewohnheiten und Routinen bewusst zu werden und sich mit ihnen auseinanderzusetzen. Ich finde es unglaublich spannend und wertvoll für mich zu identifizieren, warum ich diese Gewohnheiten habe, was sie mir „bringen“ oder eben auch wie sie mir „schaden“ und wie ich sie für mich im (Arbeits-)Alltag nutzen kann. Zudem geben sie mir in einer immer flexibleren, komplexeren und gefühlt instabiler werdenden Welt Stabilität und Struktur und dadurch eine Möglichkeit, besser mit Unsicherheiten umzugehen.

Welche Rolle spielen Gewohnheiten in den Organisationen und in der Arbeitswelt von heute?
Auch für Organisationen ist es in einer Welt, die sich ständig ändert, natürlich extrem wichtig, in der Lage zu sein, „gute“ Gewohnheiten zu etablieren und zu fördern und „schlechte“ Gewohnheiten zu lassen. Dazu muss sich die Organisation, genauso wie jeder einzelne Mensch, der an seinen Gewohnheiten arbeiten möchte, aber erst einmal ihrer Gewohnheiten und Verhaltensweisen bewusst werden. Denn nur wenn ich mir bewusst darüber bin, wie ich mich verhalte, kann ich auch bewusst etwas anders machen. Und das ist ja ein großes Thema in unserer Arbeitswelt von heute: Dass wir Dinge bewusst anders machen und so besser auf Unsicherheiten und Komplexität reagieren können bzw. mit ihnen umgehen können.

Wie etabliert man neue Gewohnheiten?
Um neue Gewohnheiten zu etablieren, ist es wichtig, zu verstehen, wie Gewohnheiten funktionieren und wozu sie uns dienen. Gewohnheiten lassen sich in vier Phasen einteilen, die einen endlosen Kreislauf bilden, eine sogenannte „Gewohnheitsschleife“. Diese Phasen werden sowohl bei guten als auch schlechten Gewohnheiten immer in der gleichen Reihenfolge durchlaufen, nämlich Auslösereiz, Verlangen, Reaktion und Belohnung.

Auslösereiz und Verlangen stellen dabei die „Problemphase“ dar, Reaktion und Belohnung die „Lösungsphase“. Möchte ich nun eine neue Gewohnheit etablieren, muss ich dafür sorgen, dass diese offensichtlich ist, attraktiv, einfach und befriedigend. Ganz wichtig finde ich beim Thema Gewohnheiten auch, zu verstehen, dass es hierbei viel weniger um „Willenskraft“ geht, als wirklich um das Einüben eines Verhaltens, indem man sich die vier oben benannten Phasen bewusst macht und zu Hilfe nimmt.

Auch das Umfeld bzw. die Umwelt spielen bei Gewohnheiten eine sehr wichtige Rolle. Wenn ich mir ein Umfeld schaffe oder Menschen suche, für die meine neue Gewohnheit bzw. mein angestrebtes Verhalten normal ist und mich dabei unterstützen, hilft das sehr beim Etablieren neuer Gewohnheiten. Um sich ausführlicher mit dem Thema Gewohnheiten und wie man sie etabliert auseinanderzusetzen, empfehle ich das Buch „Atomic Habits“ von James Clear, in dem ausführlich und mit vielen konkreten Beispielen auf diese vier Phasen eingegangen wird.

Wie können wir von „schlechten“ Gewohnheiten lassen?
Indem wir zunächst einmal verstehen, warum wir diese „schlechten“ Gewohnheiten überhaupt haben und welchen Zweck sie für uns denn eigentlich wirklich erfüllen, also wozu sie mir eigentlich dienen. In einem nächsten Schritt kann ich mir dann überlegen, wie ich die oben beschriebenen vier Schritte für gute Gewohnheiten umkehren kann.

Um von einer schlechten Gewohnheit zu lassen, muss ich sie also für mich möglichst unsichtbar, unattraktiv, schwierig und unbefriedigend machen. Mir persönlich hilft dabei auch immer die Frage der Identität: Ich möchte beispielsweise jeden Tag einen Beitrag für meinen Blog schreiben, lasse mich aber bei meinen Recherchen ständig von Push-Notifications und Social Media ablenken, weil ich mit dem Post gerade nicht weiterkomme, mich überfordert fühle und mir so schnelle Entspannung erhoffe.

Also frage ich mich: Wie würde sich zum Beispiel jemand verhalten, der Autor/in ist und täglich stundenlang konzentriert an seinem Buch schreibt? Würde diese Person sich auch ständig von Social Media unterbrechen lassen? Oder sitzt sie vor ihrem Rechner, hat sowohl das Handy ausgeschaltet als auch sämtliche andere Programme auf dem Computer geschlossen, und macht das Verlangen nach Ablenkung durch Social Media also unsichtbar und schwierig, um sich nicht ständig selbst zu unterbrechen?

Welche Gewohnheiten und Routinen prägen Deinen Arbeitsalltag?
Grundsätzlich helfen mir meine Gewohnheiten, mich für längere Zeit wirklich auf ein Thema zu konzentrieren und an ihm arbeiten zu können, wichtige Entscheidungen nicht im Affekt zu treffen, besser mit anderen zu kommunizieren und genügend Pausen und Abstand zu haben, um mich zu erholen und auf meine Gesundheit zu achten.

Dabei geht es nicht nur um meine Gewohnheiten und Routinen im Arbeitsalltag, sondern im gesamten Alltag. Ich stehe jeden morgen kurz vor 6 Uhr auf, mache für eine Stunde einen Morgenspaziergang und meditiere anschließend. Handy und Laptop mache ich erst nach 8 Uhr an. Das hilft mir, einen guten und ausgeruhten Start in den (Arbeits-)Tag zu haben. Meine E-Mails lese ich nur einmal am Tag und versuche, Termine, Meetings und Telefonate immer nachmittags zu erledigen, um den kompletten Vormittag ohne Unterbrechungen zur Verfügung zu haben, um konzentriert an einem Thema zu arbeiten.

Abends lasse ich mittlerweile konsequent meinen Laptop zu, habe sämtliche Social Media und auch Mail-Programme von meinem Handy gelöscht, lasse die Arbeit wirklich Arbeit sein und spiele mit meinen Kindern, gehe noch mal an die frische Luft, lese und gehe früh (spätestens um 22 Uhr) ins Bett.

Was tust Du, um gute Gewohnheiten bei Dir zu verankern?
Als erstes überlege ich mir, welches Verhalten ich ändern will bzw. welche „gute“ Gewohnheit ich etablieren will und warum. Es geht beim Thema Gewohnheiten wie bei so vielen Themen immer erst einmal darum, sich Dinge ganz bewusst zu machen. Anschließend überlege ich mir, wie ich diese neue Gewohnheit realistisch umsetzen kann und was mir alles dabei helfen kann, dies erfolgreich und vor allem langfristig zu tun.

Ein Beispiel wäre, dass ich mittlerweile jede Treppe laufe und nie den Aufzug oder die Rolltreppe nehme, weil ich irgendwann beschlossen habe, neben explizit sportlichen Aktivitäten auch meinen Alltag dazu zu nutzen, „fit“ zu bleiben. Und immer, wenn ich doch mal versucht bin, den Aufzug zu nehmen, frage ich mich: „Wie würde sich ein fitter und sportlicher Mensch verhalten? Treppe oder Aufzug?“

Das halte ich bei dem Thema Gewohnheiten und Einüben neuer guter Gewohnheiten für einen ganz entscheidenden Punkt: Dass man nicht nur ein Ziel vor Augen hat, also beispielsweise mal einen Marathon laufen, sondern sich fragt, was für eine Identität dahinter liegt. Ich will nicht nur einen Marathon laufen, sondern ich will eine Läuferin sein!

Und dann kann man sich bei ganz vielen Entscheidungen selbst fragen: „Wie würde sich ein Läufer jetzt verhalten? Würde er trotz Unlust und Regenwetter nun laufen gehen oder das Training ausfallen lassen?“ Diese Sichtweise auf Gewohnheiten hilft meiner Erfahrung nach ungemein bei der Einübung und konsequenten Umsetzung neuer Gewohnheiten.

Was ist Dein Ratschlag für Menschen, die sich verändern möchten?
Sich zuerst bewusst machen, welche Gewohnheiten man eigentlich hat. Dies kann man ganz einfach feststellen, indem man mal aufschreibt, was man eigentlich den ganzen Tag über macht und was davon sich (täglich) wiederholt, was also meine (guten, neutralen und schlechten) Gewohnheiten sind. Danach überlegen, welche schlechte Gewohnheit man ändern bzw. durch eine gute ersetzen möchte. Und zwar immer nur eine, nicht gleich mehrere auf einmal. Dann überlegen, wie man diese Gewohnheit etablieren kann. Und zwar in wirklich kleinen, in persönlich machbaren Schritten, regelmäßig und vor allem ganz konkret. Anstatt der unkonkreten Absicht, zum Beispiel ab kommender Woche „mehr Sport“ zu machen, sich ganz genau festlegen, an welchen Tagen zu welcher Uhrzeit man wie viele Kilometer spazieren gehen oder joggen wird und mit wem man das vielleicht gemeinsam durchführen kann.

Und was ist Dein Ratschlag für Organisationen?
Mein Ratschlag unterscheidet sich für einzelne Menschen und Organisationen eigentlich nicht viel. Auch hier würde ich sagen, es geht zunächst einmal darum, sich bewusst zu machen, welche Gewohnheiten es im Unternehmen gibt und warum. Und auch hier würde ich sagen: Fangt „klein“ an.

Allerdings meine ich damit in diesem Fall: Erst einmal mit den Menschen und Teams im Unternehmen, die sich auch wirklich damit auseinandersetzen wollen – und nicht gleich mit der ganzen Organisation. Denn die Veränderung von Gewohnheiten in einer Organisation ist natürlich um ein Vielfaches komplexer als bei Einzelpersonen. Es braucht also ein Bewusstsein in der Organisation, dass eine Änderung von Gewohnheiten und damit Verhalten viel Zeit, Geduld, die Möglichkeit, Menschen in der Organisation Erfahrungen machen zu lassen und vor allem eine Führung, die selbst wirklich bereit ist, an sich und ihren Gewohnheiten zu arbeiten, benötigt.

Christina Burkhardt (Bild: Shiftschool)

Christina Burkhardt ist CEO der SHIFTSCHOOL, die sie gemeinsam mit ihrem Mann Tobias vor fünf Jahren gegründet hat und an der mittlerweile in fünf Jahrgängen über 100 Teilnehmer/innen das 18-monatige berufsbegleitende Weiterbildungsprogramm „Digital Transformation Manager*in“ mit Fokus auf Mindset, Skills, Network & Balance abgeschlossen haben. Als Mama von drei Kindern liegt Christina das Thema Neugestaltung der Bildung und ein Bewusstsein für Habits schon bei Kindern und Jugendlichen zu schaffen besonders am Herzen. Für ihr Engagement und außergewöhnliches Weiterbildungskonzept der SHIFTSCHOOL wurde sie auf der DLD als leidenschaftliche Brückenbauerin zwischen analogen und digitalen Welten mit dem Inspiring Fifty Award ausgezeichnet. 

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Warum sind persönliche Gewohnheiten, Routinen und die individuelle Auseinandersetzung mit ihnen so wichtig?
Als Mensch bin ich ein Gewohnheitstier. Ich liebe meine Routinen und Rituale, denn sie geben mir Kraft und Klarheit im Alltag. Gerade in der aktuellen Zeit schaffen gute Routinen eine Struktur, die durch den plötzlichen Wechsel ins Home-Office weggefallen ist. So habe ich mittlerweile neue Routinen entwickelt, die mich ausgeglichen in den Tag starten lassen und leistungsfähig halten. Routinen helfen mir aber auch dabei, Beziehungen zu stärken oder konzentriert und kreativ zu arbeiten.

Welche Rolle spielen Gewohnheiten in den Organisationen und in der Arbeitswelt von heute?
Gewohnheiten machen in Wirklichkeit einen Großteil unserer täglichen Handlungen und Entscheidungen aus. Sie laufen unbewusst, im Verborgenen ab und prägen damit nicht nur unser eigenes Leben, sondern auch unser Miteinander in Unternehmen. Sie prägen die Kultur, die Art und Weise, wie gehandelt wird und wie Entscheidungen getroffen werden. Wenn wir unser Verhalten in den Unternehmen verändern wollen, dann macht es zuallererst Sinn, auf unsere Gewohnheiten zu achten: Welche Gewohnheiten unterstützen das gewünschte Verhalten und welche hindern uns bei der gewünschten Entwicklung? Gewohnheiten sind der Treiber für Veränderung und Transformation!

Hast Du den Eindruck, dass wir mittlerweile anders – vielleicht aufgeklärter? – mit unseren Gewohnheiten umgehen?
Ich persönlich glaube, dass sich auf dieser Ebene viel zu wenig getan hat. Gewohnheiten bewusst zu machen, zu hinterfragen und entsprechend neu zu gestalten, ist ein langwieriger Prozess. Es bedarf großer Ausdauer, um auf dieser Ebene der Veränderung aktiv zu werden und wirklich fundamentalen Wandel zu schaffen. Das erkenne ich bereits, wenn ich mir vornehme, von heute auf morgen mit dem Joggen anzufangen. Wie lange braucht es von der Idee bis hin zu einer neuen Gewohnheit, die voll und ganz in meiner Identität verankert ist und eigentlich keiner Selbstüberzeugung mehr bedarf? Meistens länger, als wir das gern hätten!

Wenn Unternehmen also den Anspruch haben, sich nachhaltig und tief zu wandeln, dann kommen sie an einer konsequenten Veränderung ihrer eingefahrenen Gewohnheiten nicht vorbei. Egal, ob es darum geht, wie sie ihre Meetings führen, Entscheidungen treffen oder wie sie miteinander kommunizieren und sich gegenseitig führen.

Wie etabliert man neue Gewohnheiten?
Der Gewohnheitsexperte James Clear schrieb in seinem Buch „Atomic Habits“ sinngemäß: Uns fehlt es nicht an Motivation, uns fehlt es nur an Klarheit. Entsprechend braucht es für jede neue Gewohnheit eine klare Absicht, warum wir diese beginnen wollen. Es geht darum, zu verstehen, warum es die neue Gewohnheit braucht und welchen Impact sie bringen soll. Eine Handlung aus tiefer Überzeugung ist hier entscheidend, damit die neue Gewohnheit überhaupt die Chance hat, sich nachhaltig in unserem Leben zu verankern und nicht wieder nach einer Woche verpufft. Diese innere Überzeugung hält uns auch von Gewohnheiten fern, die wir eigentlich gar nicht selber für uns gewählt haben, sondern die vielleicht nur gut gemeint an uns herangetragen wurden.

Wie können wir von „schlechten“ Gewohnheiten lassen?
Sowohl für gute als auch für schlechte Gewohnheiten gleichermaßen entscheidend ist der Auslöser unserer Gewohnheit. Egal, um welche Gewohnheit es sich handelt, es gibt immer etwas, das die Handlung auslöst. Sei es eine Uhrzeit, die uns daran erinnert Sport zu machen, oder ein Wecker, der uns dazu verleitet, direkt nach dem Aufstehen auf unser Handy zu schauen, anstatt in Ruhe mit einem Tee in den Morgen zu starten.

Wenn wir also eine schlechte Gewohnheit ablegen wollen, dann müssen wir an diesen Auslösern ansetzen. Können wir den Auslöser dieser schlechten Gewohnheit irgendwie isolieren, etwa indem wir das Handy gar nicht erst im Schlafzimmer liegen haben und somit nicht in die Versuchung kommen, direkt die Mails nach dem Aufstehen zu checken?

Gleichzeitig empfiehlt James Clear, schlechte Gewohnheiten durch eine neue gute Gewohnheit zu ersetzen. Dies steigert die Wahrscheinlichkeit, dass wir die alte Gewohnheit erfolgreich aufgeben.

Welche Rolle spielt das Thema bei Deiner Arbeit?
Gerade in den vergangenen Monaten hat sich gezeigt, dass Gewohnheiten ein allgewärtiges Thema sind. Egal, ob es um unser Wohlbefinden und unsere Leistungsfähigkeit geht oder wie wir Beziehungen gestalten und im Team zusammenarbeiten: Das Bewusstsein für unsere Gewohnheiten und die Erkenntnis, dass wir mit kleinen Anpassungen oft große Veränderungen über Zeit anstoßen können, helfen hier enorm weiter.

Welche Gewohnheiten und Routinen prägen Deinen Arbeitsalltag?
Ich versuche mich selber nicht zu sehr mit einer umfangreichen Morgenroutine zu belasten. Letztlich sollte sich die eigene Routine um die Dinge drehen, die mir wirklich gut tun. Das bedeutet, dass nicht jede/r morgens Meditieren, Joggen, Tagebuch-führen und Yoga machen muss. So etwas kann schnell zur Last werden.

Für mich hat sich in den letzten zwei Jahren eine kleine Morgenroutine bewährt: Ich mache mir bewusst einen Kaffee direkt nach dem Aufstehen und verbringe die ersten 20 bis 30 Minuten des Tages auf der Matte, mit Stretching, Yoga oder ein paar funktionalen Übungen. Ich gebe meinem Körper das, was er morgens braucht, und starte damit auch mental ruhig und ausgeglichen in den Tag.

Wenn Du auf Deine eigene Reise schaust: Was hat sich hier verändert in den vergangenen Jahren?
Was ich für mich im Laufe der letzten Jahre lernen durfte, ist dass die Gewohnheiten für mich am nachhaltigsten funktionieren, die mir das meiste zurückgeben. Was gibt mir Kraft? Was lässt mich gut fühlen? Was hilft mir dabei, Klarheit zu schaffen? Zu den richtigen Gewohnheiten zu gelangen, muss kein gradliniger Prozess sein: Wir dürfen experimentieren und neue Gewohnheiten auch wieder verwerfen, wenn sie für uns nicht funktionieren oder sich nicht gut anfühlen. So hat sich beispielsweise für mich abgezeichnet, dass ich viel lieber mit leichter Bewegung in den Tag starte, als ausschließlich mit einer Meditation oder Atemübung. Ich brauche die Mobilisierung und auch ein bisschen Adrenalin, damit der Tag gut beginnt.

Was ist Dein Ratschlag für Menschen, die an ihren Gewohnheiten arbeiten wollen, die sich verändern möchten?
Mein Ratschlag wäre, nicht zu sehr auf das zu hören, was andere machen und was bei ihnen gut funktioniert. Das kann eine gute Inspiration sein, letztlich geht es aber darum, dass jede/r seinen/ihren individuellen Weg findet und ein Bewusstsein dafür schafft, welche Gewohnheiten dabei helfen können, das eigene Leben gesünder, kreativer und glücklicher zu gestalten.

Und was ist Dein Ratschlag für Organisationen, die sich auf die Suche machen, ihre eigenen Gewohnheiten zu verstehen, um sich zu verändern?
Unternehmen, die sich im Kern mit dem eigenen Verhalten und der eigenen Kultur beschäftigen wollen, sollten mit einer reinen Selbstbeobachtung beginnen und, wenn möglich, alle dabei einbeziehen. Welche Gewohnheiten, welche Rituale und welche Verhaltensweisen zeichnen uns als Unternehmen aus? Was tun wir bewusst, aber auch unbewusst und was macht das mit uns? Was hilft uns dabei, unsere Ziele zu erreichen und womit stehen wir uns vielleicht auch selber im Weg? Diese Selbstbeobachtung ist aus meiner Sicht die absolute Grundlage, um bewusste und zielgerichtete Veränderung anzustoßen.

Benjamin Rolff (Bild: Ilka Hindrichs)

Benjamin Rolff, Gründer & Coach der New Performance Academy (in Gründung) und Co-Createur des New Work Hub, ist seit 2020 als Coach und Berater für New Work, Purpose und New Performance unterwegs. Zuvor hat er als interner Strategieberater den Kulturwandel der Otto Group begleitet und diverse Strategieprojekte zur Zukunft der Unternehmensgruppe vorangetrieben. Benjamin begann seine berufliche Laufbahn als Digital Change Berater bei IBM Deutschland. Eine gesunde Balance zum beruflichen Alltag findet Benjamin im Triathlonsport.

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Warum sind persönliche Gewohnheiten, Routinen und die individuelle Auseinandersetzung mit ihnen so wichtig?
Ich denke, sie sind deshalb so wichtig, da wir enorme Energie sparen durch die Automatisierung von Abläufen und wir außerdem so etwas wie Sicherheit spüren, wenn wir uns an unsere Gewohnheiten halten. Dieses Gerüst fester Rituale – früher war es zum Beispiel der sonntägliche Kirchgang, heute sind es vielleicht Rituale, wie nach dem Mittagessen eine Runde rauszugehen oder die regelmäßige Kaffeerunde mit dem Team am Freitagnachmittag – macht uns zufrieden und gibt uns die Sicherheit, dass alles gut läuft.

Auf der anderen Seite gibt es natürlich genügend schlechte Gewohnheiten, die uns langfristig gar nicht guttun – und diese zu ändern fällt entsprechend schwer: Wir brauchen vor allem ein klares Ziel, viel Disziplin und die Lernpsychologie sagt ja auch, dass man mindestens drei Monate braucht, um eine alte Routine durch eine neue zu ersetzen. Den langen Atem brauchen wir also…

Welche Rolle spielen Gewohnheiten in den Organisationen und in der Arbeitswelt von heute?
Ich komme ja aus der lernpsychologischen Ecke und bin sicher, dass Gewohnheiten in der Arbeitswelt unser Gehirn sehr stark entlasten können. Gute Gewohnheiten wie zum Beispiel Rituale am Morgen, wie ein Glas Wasser zu trinken oder auf die Yogamatte zu gehen, helfen uns, bestimmte Ziele zu erreichen.

Gerade in der anspruchsvollen Arbeitswelt im Home-Office, wo die Abgrenzung zwischen Privatem und Beruflichem vielen schwerfällt, tut es gut, sich an bestimmten Gewohnheiten zu orientieren und somit Abläufe zu automatisieren. Da wir nicht jedes Mal eine neue Entscheidung treffen müssen, machen Gewohnheiten und Rituale das Leben leichter, denn Entscheidungen brauchen eine Menge Energie und die kann ich mir dann für andere Arbeitsgänge aufsparen.

Wie etabliert man neue Gewohnheiten?
Indem wir zunächst das Ziel erkennen, das wir erreichen wollen mit der neuen Gewohnheit, etwa zum Frühstück nicht mehr Kaffee zu trinken, sondern Kräutertee. Der Sinn dahinter? Eine gesündere Lebensweise, denn Kaffee kann, gerade zu Beginn des Tages, den Organismus stark übersäuern. Das weiß ich und ersetze dann den Kaffee über eine gewisse Zeit durch Tee. Der Körper und auch das Gehirn gewöhnen sich also langsam daran und nach drei Monaten denke ich gar nicht mehr an Kaffee am Morgen – es sei denn, ich erkenne den Nutzen dahinter nicht mehr…

Welche Rolle spielt das Thema in Deinem Job?
Als Selbstständige, die vor allem aus dem Home-Office arbeitet, spielen Gewohnheiten und Rituale eine herausragende Rolle in meinem Job. Mein wichtigstes Ritual ist meine Wochenplanung am Sonntagabend: ich habe dafür ein eigenes Tool entworfen, eine Mindmap, die für jede Woche genau dieselben Projekte und Themen abbildet und jede Woche neu befüllt wird. Das gibt mir ein gutes Gefühl, einen klaren Fokus und ein klares Gerüst an To-Do’s und Zielen. An der Form des Mindmaps mag ich den Überblick aller To-Do’s über die ganze Woche. Auch Pufferzeiten, Sporteinheiten oder Familienzeit sind in der Mindmap sichtbar und ich kann so – und das ist ein weiterer Vorteil – über längere Zeit erkennen, wenn eine Disbalance auftritt.

Welche Gewohnheiten und Routinen prägen Deinen Arbeitsalltag?
Ich habe verschiedene Routinen:

1. Ich habe ein Morgenritual, das aus Yoga, Meditation und positiven Affirmationen besteht.
2. Lesestunde: Jeden Tag, bevor ich mich an den Schreibtisch setze, lese ich für 30 bis 60 Minuten ein Sachbuch.
3. Ich halte mich an klar definierte Essenszeiten, 3 x am Tag.
4. Ich absolviere jeden zweiten Tag eine Sporteinheit draußen (egal wie das Wetter ist!).
5. Am Abend ab 19:00 Uhr mache ich Schluss und fahre den Computer herunter.

Welche Routine ist Dir besonders wichtig?
Meine morgendliche Yogapraxis. Es geht dabei um maximal 20 Minuten, es ist also kein großer Zeiteinsatz und ich habe sie etabliert, als die Kinder noch sehr klein waren und ich viel gearbeitet habe. Ich war viel auf Reisen, hatte einiges unter einen Hut zu bekommen – und hatte dann den Anflug eines Hörsturzes: Es war einfach zu viel.

Ich habe dann eine Yogalehrerin gebucht, die mit mir Yogaübungen eintrainiert hat, die genau auf meine Bedürfnisse ausgerichtet waren. Da am Tage keine Zeit für die Übungen war, habe ich mir dann überlegt, ich muss einfach früher aufstehen, bevor die Kinder aufwachen und ihre Bedürfnisse haben. Und damit war mein Morgenritual geboren, das ich bis heute beibehalte, weil es mir Sicherheit und einen starken Fokus gibt und mich entspannter in den Tag starten lässt. Zu Beginn war es hart, klar – aber ich habe schnell so eine positive Wirkung gespürt, dass ich dachte: Das lohnt sich!

Was ist Dein Ratschlag für Menschen, die an ihren Gewohnheiten arbeiten wollen?
Das ist für mich ein mehrstufiger Prozess:

• Zuerst die schlechte Gewohnheit erkennen und sie als nicht nicht zuträglich identifizieren.
• Das Ziel, das dahinter steckt, diese Gewohnheit zu verändern, klar formulieren und es auch notieren.
• Nach und nach eine neue, gute Gewohnheit anwenden.
• Allen darüber berichten, um mehr Druck zu haben, es auch wirklich zu ändern.
• Sich immer wieder den Nutzen der geänderten Gewohnheit vor Augen führen, besonders in schwachen Momenten.
• Nach Etablieren der neuen, zuträglichen Gewohnheit: Feiern! Und sich ruhig auch mal selbst auf die Schulter klopfen!

Was rätst Du Unternehmen, um gute Gewohnheiten bei sich zu verankern?
Ich empfehle, sich jemanden ins Unternehmen zu holen, der/die die entsprechenden Prozesse anschaut, analysiert und sein/ihr Fachwissen einbringt, Neues erläutert und gemeinsam mit dem Team oder den entsprechenden Führungskräften einübt.

Katrin Bringmann (Bild: Michel Buchmann)

Katrin Bringmann ist Trainerin, Organisationsberaterin, Businesscoach und Sachbuchautorin (Working Mom, 2018, und Die Midlife Chance, 2019). Im Jahr 2011 hat Katrin die Firma „neustart//wissen.verstehen.verändern“ gegründet, arbeitet als Selbstständige und widmet sich insbesondere den Themen Produktivität (Speedreading & Mindmapping, Merkmethoden und Zeitmanagement), erfolgreich Präsentieren und der Optimierung von Kommunikationsprozessen im Unternehmen. Katrin arbeitet in Berlin und deutschlandweit.

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